Saiba como usar a carteira de trabalho digital

Saiba como usar a carteira de trabalho digital

Publicado por Zanini, 15/01/2020

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Já está em vigor a utilização da Carteira de Trabalho Digital (CTPS Digital). Essa nova tecnologia chegou para desburocratizar o processo de admissão e demissão de funcionários, bem como é um facilitador para o envio de informações por parte dos empregadores.

Confira abaixo os detalhes dessa nova ferramenta que vai automatizar ainda mais a sua empresa, por meio da matéria desenvolvida pelo Fiscodata.

A partir da publicação da Portaria nº 1065/ 2019, que entrou em vigor em 24/09/2019, a CTPS em meio físico passou a não ser mais necessária para a contratação dos empregados na grande maioria dos casos.

A partir de então, para o trabalhador, basta informar o número do CPF no momento da contratação.

Para o empregador, as informações prestadas no eSocial substituem as anotações antes realizadas no documento físico.

Dessa forma, a partir de 24/09/2019, a carteira de trabalho digital substitui a Carteira de Trabalho e Previdência Social em papel e será alimentada com os dados do eSocial.

Diante de mudança de tamanha proporção tecnológica e atual, cabem algumas orientações e procedimentos tanto para o trabalhador como para o empregador, vejamos:

ORIENTAÇÕES PARA O TRABALHADOR

A Carteira de Trabalho Digital está previamente emitida a todos os inscritos no Cadastro de Pessoas Físicas - CPF, sendo necessária somente sua habilitação.

Para poder utilizar a Carteira Digital, é preciso possuir um dispositivo telefônico do tipo smartphone.

Somente nestes dispositivos móveis será possível instalar o aplicativo.

De posse do smartphone, o trabalhador deverá acessar a loja do seu sistema operacional (Google Play para Sistemas Operacionais Android e Apple Store para Sistemas Operacionais iOS), e fazer sua instalação para poder aproveitar as funcionalidades oferecidas pela Carteira de Trabalho Digital.

Também será possível acessar a CTPS Digital através do portal de serviços do governo, no endereço eletrônico acesso.gov.br, e lá fazer o cadastro e acessar as funcionalidades oferecidas pela CTPS Digital.

O passo a passo está disponível para ser baixado em versão pdf neste link.

No caso do trabalhador que já tinha a CTPS em formato físico, ele deverá guardá-la. Esse documento continua sendo válido para comprovar o tempo de trabalho anterior. Mesmo com a carteira de trabalho digital podendo mostrar contratos de trabalho antigos (dos anos oitenta, por exemplo), é importante, nesses casos, conservar o documento original.

Dessa forma, em relação aos contratos de trabalho já registrados, a CTPS Física deverá ser guardada para fins de comprovação.

Porém, daqui para frente, para todos os contratos de trabalho (novos ou já existentes), todas as anotações (férias, salário etc.) serão feitas apenas eletronicamente e poderão ser acessadas de qualquer lugar pelo aplicativo ou pela internet.

Somente será obrigatória a anotação na CTPS Física durante o período de transição, para as empresas que não estão no eSocial.

No caso de perda da CTPS Física, é possível solicitar a CTPS Digital pelo aplicativo.

Basta baixar o aplicativo da Carteira de Trabalho Digital ou acessar por meio da web, no endereço https://www.gov.br/trabalho, clicar em “obter” e posteriormente “solicitar”, realizar a identificação e autenticação na plataforma do Governo Federal, devendo ser realizada somente pelo próprio interessado.

Com a simplificação dos serviços, o número de CPF será suficiente para as novas contratações e o número da CTPS Digital será o mesmo número da inscrição no CPF.

A CTPS Digital, agora com validade jurídica, utilizará como número chave o CPF.

Dessa forma, para as empresas que aderiram ao eSocial, o número de CPF será suficiente para fins de contratação.

O trabalhador poderá ver o contrato de trabalho na Carteira de Trabalho digital 48 horas após o envio da informação.

Caso haja constatação de alguma divergência entre o que as partes acordaram no contrato de trabalho e a informação da Carteira de Trabalho Digital, o trabalhador poderá solicitar ao empregador que corrija as informações enviadas no eSocial.

Caso o trabalhador seja contratado por um empregador que ainda não utiliza o eSocial, ainda será necessário utilizar a via física da CTPS. Nessa situação, caso já tenha uma CTPS, o trabalhador pode usá-la ou então solicitar a emissão de uma CTPS Física mediante agendamento (ligue 158). Em pouco tempo, mesmo nesses casos, você poderá usar a Carteira de Trabalho Digital.

No caso de ser identificado inconsistência no cadastro do trabalhador, não será necessário comparecimento a uma unidade de atendimento. Segundo orientações no site do MTE, os sistemas que geram os dados da CTPS Digital são atualizados constantemente e algumas inconsistências serão corrigidas automaticamente. Para os outros casos, serão realizadas campanhas para a correção das informações.

Os dados pessoais são os do Cadastro de Pessoa Física – CPF. Desta forma, qualquer tipo de informação do trabalhador que esteja incorreta, com relação ao Nome Completo, Data de Nascimento, Sexo, Nome da Mãe e Nacionalidade, deverá ser corrigida junto à Receita Federal.

ORIENTAÇÕES PARA O EMPREGADOR

O empregador deverá enviar os eventos previstos no eSocial para cumprir suas obrigações. Antes do início das atividades do trabalhador, o empregador deverá enviar o evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador). Caso não tenha todos os dados nesse momento, poderá enviar imediatamente o evento S-2190 (Admissão Preliminar), que possui informações simplificadas e depois complementar os demais dados com o evento S-2200, respeitando os prazos previstos no Manual de Orientação do eSocial.

O envio dessas informações ao eSocial terá valor de assinatura de carteira.

Quanto às correções das informações, orienta-se que o empregador realize a correção assim que verificar alguma inconsistência, pois, alguns eventos são dependentes de outros e pode ser necessário realizar a correção em uma série de dados transmitidos após o evento original com problemas.

A implantação da prestação de informações de forma eletrônica pelo eSocial também é um bom momento para as empresas realizarem o saneamento de dados cadastrais e contratuais, evitando eventuais punições previstas em lei.

Dessa forma, se os dados são de contrato de trabalho anteriores, o empregador não precisa fazer nada. Essas informações serão corrigidas pelos sistemas que geram os dados da Carteira de Trabalho Digital ou em campanhas de atualização cadastral.

Se as informações se referem ao contrato de trabalho atual que o trabalhador tem com a sua empresa, é necessário que o empregador atual envie as informações corretas pelo eSocial.

Os empregadores já obrigados ao eSocial, de acordo com o calendário divulgado, devem continuar a enviar os dados dos seus trabalhadores - não apenas referentes à admissão, mas todos os dados já solicitados. As informações que compõem a Carteira de Trabalho Digital serão disponibilizadas automaticamente para o trabalhador por meio do aplicativo ou da página web.

Dessa forma, não existe procedimento de "anotação" da CTPS Digital, uma vez que não há um sistema próprio da Carteira de Trabalho Digital a ser alimentado pelo empregador. Todos os dados apresentados na CTPS são aqueles informados ao eSocial, o que facilita os processos nas empresas e reduz drasticamente a burocracia, visto que a partir de agora o empregador está dispensado de anotar na CTPS em papel.

Os eventos como alteração salarial, férias ou desligamento não serão exibidos na Carteira de Trabalho Digital imediatamente, por dois motivos:

- O primeiro é que o prazo para prestação de informação desses eventos no eSocial, pelo empregador é, em regra, até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência para a maioria dos eventos, e, em até 10 dias, no caso de desligamento.

- O segundo motivo é que existe um tempo de processamento entre a recepção da informação no eSocial e sua disponibilização no sistema da CTPS Digital.

Há um tratamento da informação, sua inclusão no CNIS - Cadastro Nacional de Informações Sociais, para só então ser apresentado na CTPS Digital. Esse processamento garante que os dados exibidos na CTPS Digital são os mesmos que serão utilizados pelo INSS para a concessão de benefícios.

Lembramos que as informações podem ser enviadas tanto pelo próprio empregador quanto pelo procurador devidamente habilitado no sistema, como o contador.

Procedimentos para preenchimento no eSocial, atualmente:

Como fica o preenchimento do grupo {CTPS} no eSocial? Esse grupo aparece nos eventos de admissão (S-2200), início de TSVE (S-2300) e alteração de dados cadastrais (S-2205) e será preenchido de acordo com os seguintes critérios:

- Nos módulos web simplificados, ainda é necessário informar os dados da CTPS, para fins de preenchimento automático de documentos que o exigem (por exemplo, TRCT).

- Se o trabalhador possuir CTPS em papel, preencha com os dados da CTPS (número, série e UF).

- Se não possuir, preencha o campo Número da CTPS com os primeiros 7 dígitos do CPF e o campo Série, com os 4 dígitos restantes. O campo UF poderá ser preenchido com a UF da residência do trabalhador ou do estabelecimento/residência do empregador.

CTPS FÍSICA – Transição/Substituição Total

Somente será obrigatória a anotação na CTPS Física durante o período de transição, para as empresas que não estão no eSocial. Por força da Portaria nº 1065, de 23 de setembro de 2019, de agora em diante a CTPS em papel será utilizada de maneira excepcional, apenas nos seguintes casos:

·         Dados já anotados referentes aos vínculos antigos.

·         Anotações relativas a contratos vigentes na data da publicação da Portaria em relação aos fatos ocorridos até então (daqui pra frente, todas as anotações relativas aos novos fatos serão feitas apenas eletronicamente).

·         Dados referentes a vínculos com empregadores ainda não obrigados ao eSocial.

Assim, a substituição será plena para todos os obrigados ao envio de informações ao eSocial.

Base legal:

Portaria nº 1065, de 23 de setembro de 2019; site Emprega Brasil; com informações complementares de eSocial.Gov.

Via: Fiscodata